Personvernerklæring

Personvernregler for Frilans Finans Norge AS

Våre egne ansattes og kunders personlige integritet har alltid vært viktig for oss. Vi vil at du som registrert skal kunne føle deg trygg med hensyn til behandlingen av dine personopplysninger. Med dette dokumentet ønsker vi å informere deg om hvordan vi samler inn og behandler dine personopplysninger, til hvilket formål vi gjør det og hvor lenge opplysningene lagres. Vi vil også fortelle deg om hvilke rettigheter du har, og hvordan du gjør disse gjeldende.

Behandlingsansvarlig for personopplysninger

Frilans Finans Norge AS (nedenfor ”Frilans Finans”, ”vi”), org.nr 919 294 361 er behandlingsansvarlig for personopplysninger for de personopplysninger som behandles innenfor foretaket. Frilans Finans bestemmer formålet med behandlingen og på hvilken måte behandlingen skal foregå.

Kontaktopplysninger til behandlingsansvarlig for personopplysninger og personvernombudet står oppført i siste del av denne integritetspolicy.

Hva er en personopplysning og hva innebærer behandling av personopplysninger?

Personopplysninger er all slags informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person som er i live. Eksempler på personopplysninger er navn, personnummer, e-postadresse, telefonnummer, bilder og ip- nummer. Behandling av personopplysninger innebærer all slags håndtering av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, lagring, overføring og sletting.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Frilans Finans behandler mange ulike personopplysninger, og hvilke opplysninger det er tale om er avhengig av i hvilken forbindelse du har kommet i kontakt med oss.

Egenansatte:

Dersom du er medarbeider hos Frilans Finans, dvs. hvis du har blitt tilbudt en midlertidig ansettelse hos oss ved å benytte våre tjenester for at fakturere uten eget firma, behandler vi de personopplysninger som tradisjonelt forekommer innenfor rammene for en ansettelse. Eksempler på slike opplysninger er navn, fødselsnummer, adresse, e-postadresse, telefonnummer, bankkontonummer, kredittopplysning, kvittering på utgifter, utdannelsesbevis og korrespondanse. Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne ansatte deg og utøve våre rettslige plikter som arbeidsgiver, for å kunne fullføre avtalen med den kunden du har utført oppdraget hos, for å kunne administrere kundesupportsaker med hensyn til deg og kunden (kundesupport), for å kunne utføre våre rettslige forpliktelser overfor ulike myndigheter, og for å kunne markedsføre våre tjenester til deg.

Kunder og leverandører:

Hvis du er kunde hos oss gjennom at en av våre egneansatte har utført et oppdrag hos deg, eller hvis du er leverandør for oss behandler vi for eksempel navn, fødselsnummer, adresse, e-postadresse, telefonnummer og korrespondanse. Vi behandler disse personopplysninger for å kunne oppfylle vår avtale med deg, og for at vi skal kunne oppfylle våre rettslige forpliktelser og for å kunne ivareta våre og den egne ansattes juridiske interesser.

Hvordan og fra hvilke kilder innhentes opplysningene?

Vi innsamler opplysninger om deg i forbindelse med at du registrerer deg på vår hjemmeside og oppretter en faktura. Vi samler inn den informasjonen som du selv inntaster i systemet. Det kan f.eks. være navn, fødselsnummer, adresse, e-postadresse og yrkestittel. Dersom du får din ansettelse hos oss via en av våre avtalekunder innsamler vi tilsvarende informasjon direkte fra kunden. I forbindelse med at din ansettelse hos oss utvikles videre oppstår ytterligere opplysninger om deg i vårt system, som f.eks. dine lønnspesifikasjoner, ditt ansettelsesnummer og dine kontrollopplysninger. Vi innsamler også informasjon om deg når du kontakter oss angående saker i forbindelse med din ansettelse, f.eks. din korrespondanse, sykemeldinger, utdannelsesbevis m.m.

I tillegg til den informasjonen du selv opplyser til oss eller som vi innsamler ved at du benytter deg av våre tjenester eller korresponderer med oss kan vi også innsamle informasjon fra en såkalt tredjepart. Opplysninger som vi innsamler fra tredjepart er blant annet kredittkortopplysninger fra kredittopplysningsforetak og adresseopplysninger fra offentlige registre.

Vi innsamler også informasjon om deg ved å benytte cookies på våre hjemmesider.

Hva bruker vi opplysningene til?

For at vi skal kunne behandle dine personopplysninger kreves det at det foreligger støtte i gjeldende lovgivning, et såkalt juridisk grunnlag. For at vår behandling av personopplysninger skal være rettslige kreves det at noen av følgende grunnlag er oppfylt:

- Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle avtalen med deg.

- Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler oss.

- Behandlingen er nødvendig for å tilgodese berettigede interesser hos Frilans Finans og at din interesse i personvern ikke veier tyngre (en såkalt balansering av interesser).

Nedenfor følger en kompilasjon over de formål vi behandler dine personopplysninger til og med hvilket juridisk grunnlag vi gjør dette.

 

Formål

Kategorier av personopplysninger

Eksempel på behandling

For å kunne tilby vår tjeneste å muliggjøre for privatpersoner å fakturere uten egen bedrift.

Navn, personnummer, adresse, e- postadresse, telefonnummer, ansettelsesnummer, bankkontonummer, yrkestittel, kredittopplysningsinformasjon, utdannelsesbevis, kvalifiseringssertifikat, opplysninger om lønn, kostgodtgjørelse/utlegg, pensjonsopplysninger, forsikringsinformasjon, sykemelding, arbeidstid, korrespondanse, foto (f.eks. for utstedelse av HMS-kort) og andre opplysninger som tradisjonelt forekommer i forbindelse med en ansettelse.

Identifisering.

Kredittopplysning for å undersøke om vi kan bevilge den egne ansatte og kunden kreditt ved å utbetale lønn på forskudd.

Kontroll av faglig kompetanse og sikring av at det forefinnes en tilfredsstillende forsikringsdekning.

Utbetaling og administrering av lønn, kostgodtgjørelse, erstatning for utgifter.

Juridisk grunnlag: Oppfyllelse av avtaler og rettslig forpliktelse.

Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne inngå og oppfylle vår ansettelsesavtale med den egne ansatte og håndtere administrasjonen i forbindelse med denne. Behandlingen er dessuten nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre rettslige forpliktelser som arbeidsgiver overfor den egne ansatte og tredjepart.

 

Formål

Kategorier av personopplysninger

Eksempel på behandling

For å kunne oppfylle avtalen overfor vår kunde med hensyn til det oppdraget den egne ansatte utfører.

Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsnummer, organisasjonsnummer, korrespondanse, fakturainformasjon, avtaleinformasjon, eiendomsregister.

Anskaffelse og signering av oppdragsavtaler.

Administrering og utsendelse av faktura til kunde for utført oppdrag.

Juridisk grunnlag: Oppfyllelse av avtale.

Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne inngå og oppfylle avtalen med vår kunde.

 

Formål

Kategorier av personopplysninger

Eksempel på behandling

For å kunne oppfylle våre juridiske forpliktelser.

Navn, adresse, e-postadresse, fødselsnummer, ansettelsesnummer, yrkestittel, opplysninger om lønn, kostgodtgjørelse, pensjonsopplysninger, forsikringsinformasjon, sykemelding, arbeidstid og andre opplysninger som tradisjonelt forekommer i forbindelse med en ansettelse.

Regnskap og rapportering av skatt, arbeidsgiveravgift, mva m.m.

Utstedelse av arbeidsattest.

Juridisk grunnlag: Rettslig forpliktelse.

Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre rettslige forpliktelser i henhold til loven eller andre forskrifter, myndighetsforskrifter, avgjørelser, forespørsler eller retningslinjer som gjelder f.eks. regnskap, skattesaker og forpliktelser knyttet til vårt ansvar som arbeidsgiver.

 

Formål

Kategorier av personopplysninger

Eksempel på behandling

For å kunne ivareta kundesupport (kundeservice).

Navn, fødselsummer, adresse, e- postadresse, telefonnummer, korrespondanse, fakturainformasjon, avtaleinformasjon, opplysninger om lønn, tekniske opplysninger om datamaskiner og nettlesere m.m.

Kommunikasjon og korrespondanse med egne ansatte, kunder og interessenter via telefon, e-post, chat eller sosiale medier.

Svar på anbud, behandling av reklamasjonssaker og tvister, rådgivning, teknisk support m.m.

Juridisk grunnlag: Oppfyllelse av avtale og berettiget interesse.

Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle vår avtale med den egne ansatte og vår avtale med kunden. Dessuten er behandlingen nødvendig for at vi skal kunne tilgodese vår og våre avtalepartneres interesse av å opprettholde en god kundeservice.

 

Formål

Kategorier av personopplysninger

Eksempel på behandling

For å kunne markedsføre våre tjenester via direkte markedsføring og remarketing.

Navn, e-postadresse, ip-nummer, tekniske opplysninger om datamaskiner og nettlesere.

Utsendelse av direkte markedsføring via e-post.

Benyttelse av cookies ved besøk på vår hjemmeside for remarketing på andre hjemmesider.

Juridisk grunnlag: Berettiget interesse.

Behandlingen er nødvendig for å kunne tilgodese Frilans Finans berettigede interesse av å kunne markedsføre eksisterende eller nye tjenester samt informere om nye hendelser.

Hvem kan vi dele dine personopplysninger med?

I noen tilfeller kan vi dele dine personopplysninger med andre juridiske personer.

Selskap innenfor samme konsern som Frilans Finans

Ettersom vi i vårt konsern har visse felles funksjoner kan det hende at vi deler dine personopplysninger med andre selskaper innenfor konsernet.

Andre juridiske personer som er selvstendig behandlingsansvarlige for personopplysninger

Vi deler dine personopplysninger med andre selvstendig behandlingsansvarlige for personopplysninger, dvs selskaper eller myndigheter som selv avgjør hvordan informasjonen som utleveres til dem skal behandles. Når personopplysningene deles med andre selvstendig behandlingsansvarlige for personopplysninger gjelder dermed deres integritetspolicy og rutiner med hensyn til behandling.

De selvstendig behandlingsansvarlige for personopplysninger som vi kan dele dine personopplysninger med er:

- Statlige myndigheter, som f.eks. Skatteetaten, Kemnerkontoret, NAV, Politiet og Arbetsmiljøsenteret hvis vi må dele opplysningene i henhold til loven for å kunne oppfylle vårt arbeidsgiveransvar eller mistanke om forbrytelser.

- Selskaper eller andre juridiske personer som du som egen ansatt har utført oppdrag hos, for å kunne oppfylle vår ansettelsesavtale med deg og vår avtale med kunden.

Databehandlere

For at vi skal kunne tilby våre tjenester og oppfylle våre forpliktelser i henhold til avtalen med deg deler vi visse personopplysninger om deg med foretak som hjelper oss med blant annet markedsføring, IT-løsninger, inkassosaker m.m. Disse foretakene er databehandlere for oss, og vi inngår avtaler med disse for å sikre at de kun behandler dine opplysninger i henhold til våre instrukser og til det formål de innsamles.

Leverandører i tredje land

Vi bestreber oss alltid på å beholde de personopplysninger vi behandler innenfor EU/EØS. Noen av våre leverandører har imidlertid sin bedrift utenfor dette området, i et såkalt tredje land. Dersom vi overfører personopplysningene dine til tredjeland tar vi passende forholdsregler for å sikre at beskyttelsesnivået er det samme som i EU / EØS. Eksempler så slike forholdsregler er godkjent oppførselkodeks i mottakerlandet, standardavtaleklausuler, bindende bedriftsinterne regler og Privacy Shield.

Hvor lenge beholder vi dine personopplysninger?

Vi beholder dine personopplysninger så lenge som nødvendig for å oppfylle det formålet opplysningene ble innsamlet til. De opplysninger vi innsamler og som genereres når du benytter våre tjenester behandles til ulike formål, derfor lagres de også under ulik lang tid, avhengig av hva de skal benyttes til og hva våre juridiske forpliktelser er. Det kan f.eks. være så lenge som kreves for at vi skal kunne oppfylle vårt arbeidsgiveransvar overfor deg, for å kunne håndtere reklamasjonssaker fra din oppdragsgiver eller så lenge det kreves for å oppfylle visse lovbestemte oppbevaringstider gjeldende for eksempel regnskap.

Hvordan beskytter vi dine personopplysninger?

Vi iverksetter relevante tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å sikre at all informasjon vi behandler er beskyttet mot ulovlig eller uautorisert tilgang, men også fra tap, ødeleggelse eller annen skade. Kun de administratorer som har tilgang til våre systemer har tilgang til dine personopplysninger, og deres håndtering av informasjonen er strengt regulert i interne kontrolldokumenter.

Dine rettigheter som registrert

Du som registrert har i henhold til gjeldende lovgivning et antall rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Nedenfor oppfører vi dine rettigheter og hva de innebærer. I siste del av dokumentet finner du våre kontaktopplysninger som du kan benytte hvis du gjøre dine rettigheter gjeldende.

Vi vil håndtere din forespørsel uten unødvendige forsinkelser og innen en måned. Vær oppmerksom på at vi kan komme til å trenge ytterligere informasjon fra deg for å sikre din identitet og dermed kontrollere at forespørselen kommer fra riktig person.

Rett til insyn (registerutdrag)

Du har rett til å sende forespørsel om informasjon om hvilke personopplysninger om deg vi behandler, et såkalt registerutdrag. Forespørsel om registerutdrag skal skje skriftlig, signeres av deg og sendes med Posten til adressen som er oppført i siste del av dette dokumentet. Registerutdraget vil sendes til din folkeregistrerte adresse.

Rett til rettelse

Dersom personopplysningene om deg inneholder feil har du rett til å kreve at disse rettes. Du har også rett til å tilføye opplysninger som du mener savnes og som er relevante med hensyn til formålet med behandlingen. Du har også mulighet til selv å oppdatere opplysningene dine på vår hjemmeside når du er innlogget.

Dersom personopplysninger rettes etter forespørsel fra deg vil vi informere dem vi har utlevert opplysningene til om at retting er utført, imidlertid kun dersom en slik meddelelse ikke skulle vise seg å være umulig eller medføre en uforholdsmessig innsats. Vi vil dessuten informere deg om hvem vi har utlevert informasjonen til dersom du sender oss en forespørsel om dette.

Rett til sletting

Du har rett til å sende forespørsel om å få dine personopplysninger hos oss slettet. I noen tilfeller må personopplysninger slettes:

- dersom opplysningene ikke lenger behøves til de formål de ble innsamlet,

- dersom behandlingen utelukkende baserer på samtykke og samtykket tilbakekalles av deg,

- dersom behandlingen gjennomføres for direkte markedsføring og du motsetter deg en slik behandling,

- dersom du motsetter deg en behandling som foretas med interessebalanse som juridisk grunnlag og det ikke finnes berettigede årsaker som veier tyngre enn din interesse,

- dersom personopplysningene behandles i strid med gjeldende lovgivning,

- dersom sletting kreves for å oppfylle en rettslig forpliktelse,

- dersom personopplysningene ble innsamlet om et barn under 13 år som du har foreldreansvaret for og de innsamlede opplysningene foregikk i forbindelse med tilbud av informasjonsselskapets tjenester.

Det finnes rettslige forpliktelser som hindrer oss i å slette visse personopplysninger. Disse forpliktelser kan stamme fra for eksempel bokføringslovgivning, skattelovgivning eller konsumentrettslovgivning. I noen tilfeller er behandlingen også nødvendig for at vi skal kunne fastslå, gjøre gjeldende eller forsvare rettslige påstander.

Dersom personopplysninger slettes etter forespørsel fra deg vil vi informere dem som vi har utlevert opplysningene til om at sletting er utført, imidlertid kun dersom en slik meddelelse ikke skulle vise seg å være umulig eller medføre en uforholdsmessig innsats. Vi vil dessuten informere deg om hvem vi har utlevert informasjonen til dersom du sender oss en forespørsel om dette.

Rett til begrensning av behandling

I visse tilfeller har du rett til å sende forespørsel om at den behandlingen av personopplysninger som vi utfører skal begrenses. Dette innebærer at personopplysningene markeres for fremover kun å benyttes til visse avgrensede formål.

Retten til begrensning gjelder blant annet om du har sendt forespørsel om retting av dine personopplysninger. I disse tilfeller kan du også sende forespørsel om at vår behandling av personopplysningene skal begrenses under undersøkelsen av personopplysningenes korrekthet. Du kan også gjøre retten gjeldende dersom du har reist innvending mot en behandling som utføres med balansering av interesser som juridisk grunnlag, og du ønsker at behandlingen begrenses under undersøkelsen av hvilke berettigede årsaker som veier tyngst.

Dersom personopplysninger begrenses etter forespørsel fra deg vil vi informere dem som vi har utlevert opplysningene til om at begrensing er utført, imidlertid kun dersom en slik meddelelse ikke skulle vise seg å være umulig eller medføre en uforholdsmessig innsats. Vi vil dessuten informere deg om hvem vi har utlevert informasjonen til dersom du sender oss en forespørsel om dette.

Rett til å protestere

Du har rett til å protestere mot behandling av personopplysninger som vi gjør med støtte av balansering av interesser. Ved slike protester kan vi fortsette behandlingen kun dersom vi kan dokumentere at det foreligger tvingende berettigede årsaker til at personopplysningene skal behandles, og at disse årsaker veier tyngre enn dine interesser. Vi kan også fortsette med å behandle opplysningene for å fastslå, utøve eller forsvare rettslige krav.

Dersom dine personopplysninger behandles for direkte markedsføring har du alltid rett til å protestere mot behandlingen på et hvilket som helst tidspunkt. Med direkte markedsføring menes alle typer oppsøkende markedsføringshandlinger, f.eks. via post, e-post og sms. Dersom du protesterer mot direkte markedsføring vil vi slutte med behandlingen av dine personopplysninger for det formålet.

Rett til dataportabilitet

Hvis du har utlevert personopplysninger til oss har du under visse forutsetninger rett til å få utlevert og benytte disse personopplysningene hos en annen ansvarlig for personopplysninger. For at du skal kunne utnytte denne retten til dataportabilitet må forespørselen relateres til slike opplysninger som du har gitt oss og som vi behandler med samtykke fra deg eller for oppfyllelse av en avtale. Retten til dataportabilitet gjelder altså ikke for personopplysninger som behandles med støtte i balansering av interesser eller rettslig forpliktelse.

Klagemål

Dersom du mener at dine personopplysninger behandles i strid med gjeldende lovgivning har du rett til å innsende klage til Frilans Finans eller til Datatilsynet.

Endring av integritetspolicy

Frilans Finans forbeholder seg retten å endre og oppdatere denne integritetspolicy ved behov. Den nyeste versjonen av integritetspolicyen vil alltid være publisert på vår hjemmeside. Ved endringer som har avgjørende betydning for vår behandling av personopplysninger vil du som egen ansatt få informasjon om dette via e-post i god tid før oppdateringen trer i kraft.

Om cookies (informasjonskapsler)

En cookie er en liten tekstfil som består av bokstaver og sifre og som lagres på din nettleser eller enhet når du besøker vår hjemmeside www.frilansfinans.se. Cookies benyttes for å forbedre din brukeropplevelse og for å analysere hvordan du bruker vår tjeneste. Vi benytter også cookies for målrettet markedsføring til deg.

Hvis du vil lese mer om cookies og hvordan vi benytter dem kan du finne informasjon på vår hjemmeside www.frilansfinans.no

Kontaktopplysninger til behandlingsansvarlig for personopplysninger og personvernombudet

Behandlingsansvarlig for personopplysninger:

Frilans Finans Norge AS
Dronning Eufemias gate 16
0191 OSLO

Organisasjonsnummer: 919 294 361

Telefonnummer: (+47)815 00 010

E-postadresse: info@frilansfinans.no

Personvernombudet:

Vårt personvernombud (data protection officer) overvåker at vi følger gjeldende lovgivning og at vi behandler dine personopplysninger korrekt. Hvis du ønsker å kontakte vårt ombud for databeskyttelse kan du sende en e- post til dpo@frilansfinans.no.